내가 기안서 쓰는 방법(두괄식 기안서 작성)

※개인적인 기안서 쓰는 방법을 정리하고자 작성하였습니다.

 

문과가 아니라서 이론적으로 많은 지식을 배우고 하는 것이 아니라 회사에서 기안서를 많이 작성하면서 글 쓰는 방법에 대해 정리해 보게 되었습니다.

또한 글을 작성할 때의 스타일은 각자가 다르고 표현하는 방식도 다르기 때문에 무엇이 정답인지는 상사의 반응에 따라 달라질 것이라고 생각합니다.

두괄식이란 글의 제목이나 첫 머리에 결론이나 중심 내용을 작성하고 그 뒤에 뒷받침하는 원인과 증거를 제시하는 방법입니다.

미괄식이란 원인과 증거를 먼저 제시하고 중심 내용이나 결론을 마지막이나 중간에 작성하는 방법입니다.

보통 기안서를 작성할 때는 두괄식으로 작성하기 마련입니다.

왜냐하면 상사의 입장에서 봤을 때 팀원들이나 팀들에게 엄청나게 많은 기안서를 받게 될 것이고, 한눈에 결론을 확인하여 결재를 할 수 있어야 하기 때문입니다.

예를 들어 회사에서 노트북을 한대 구매한다고 가정합니다.

 

제목 : OO 부서 OOO 팀원 노트북 구매 건

→ OOO 사람의 노트북을 구매하겠습니다.(결론 도출)

 

OO 부서 OOO 팀원의 노트북 노후/장애로 인하여 아래와 같이 신규 구매를 진행하고자 하오니 검토 후 재가하여 주시기 바랍니다.

→ OOO 사람의 노트북이 어떤 사유로 인하여 구매하겠습니다.(결론의 사유와 함께 중심 내용 도출)

 

-아 래-

 

1. 구매 사유 : 노후(2019년 1월 구매)로 인한 노트북 기능의 성능 저하 및 감가상각으로 인하여 OOO 팀원의 노트북을 교체하고자 함

→구매하는 원인이 무엇인지 상세하게 작성하여 결론을 계속 도출합니다.

 

2. 장비 스펙 →어떤 것을 구매할 것인지 상세한 내용을 작성합니다.

- 모델 : Samsung NT550SJD-KK →검색하지 마세요. 이런 모델은 없습니다

- CPU : i5

- RAM : 16G

- HDD : SSD256 GB

→글자의 위치 및 상단의 내용과 줄 맞춤 및 보기에 편안하게 작성해야 합니다.

 

3. 구매 업체 : (주) 삼성직영업체 → 검색하지 마세요. 이런 업체도 없습니다.

 

4. 비 용 : 990,000원(VAT 포함)

→보통 견적서는 부가세(10%)가 미포함 된 금액으로 견적됩니다. 재무팀이 나 세금계산서를 처리하는 금액이 정확하도록 부가세가 포함된 금액으로 계산합니다. 물론 회사마다 방식이 다르기 때문에 부가세가 미포함된 금액으로 적용하는 곳도 있습니다.

 

5. 첨부 파일 : OO 기업_20240119_노트북 견적서 1부

→ 업체로부터 받았던 견적서를 첨부하여 적용합니다. 보통 견적 받은 파일은 정리가 안 되어 있는 편이라 이름을 수정하여 견적 받은 날짜를 명시해 주면 더 좋습니다.

 

- 끝 -

 

이와 같은 포맷을 갖고 적용하여 계약서, 인장 날인, 구매 등 모든 종류의 기안을 작성할 수 있습니다.

문단 초반에 그래서 뭘 할 건가?를 생각하여 넣어주고 그에 대한 원인과 증빙자료를 제시하는 것이 중심 내용이며, 증빙 내용에 대해 막막하다면 육하원칙을 떠올리면 됩니다.

예시에서 육하원칙을 빗대어 설명해 보자면

누가 : OO 부서 OOO 팀원

언제 : 기안서를 올리는 해당 월

어디서 : 3. 구매 업체에서 구매함

무엇을 : 2. 장비 스펙에 따른 노트북

어떻게 : 구매 업체를 통해 990,000원 비용으로 구매하고자 함

왜 : 노후(2019년 1월 구매)로 인한 노트북 기능의 성능 저하 및 감가상각

 

계약서의 경우 언제의 부분이 더 명확해집니다.

보통 1년을 기준으로 계약하기 때문에 계약 기간을 명시하면 됩니다.

처음 기안을 쓰시는 분이나 신입 직원들을 위하여 해당 내용을 작성하여 보았습니다.

사실 정답은 읽는 그 상사에게 있습니다.

상사의 타입을 잘 확인하고, 어떤 방식의 글을 좋아하는지 파악해야 합니다.